退職を希望する従業員の代わりに、退職の意思を企業に伝える『退職代行サービス』の利用が増えています。
退職代行サービスは主に人間関係のもつれなどによって、退職の意思を自分から伝えづらい場合に利用されていますが、法的な問題はないのでしょうか。
退職代行サービスは提供する事業者によって取り扱える範囲が異なるため、企業はよく確認して、適切に対応する必要があります。
いざという時に困らないよう、対応方法を学んでおきましょう。

退職代行サービスに対応しないと法律違反に

民法第627条では雇用期間の決まっていない従業員は、いつでも退職の申し入れができ、申し入れた日から２週間経てば退職することができると定められています。
つまり、従業員が退職を申し入れてから２週間が経てば、企業が承諾しなくても従業員は退職できることになります。
従業員が退職する場合、本人から退職の意思を伝えられたら、企業と従業員本人は退職に向けての準備が必要となります。
通常、貸与品の返却や取引先への挨拶のほか、業務の引継ぎや退職日の調整などを行います。
これらの退職準備をスムーズに進めるには、企業と従業員本人との連携が不可欠です。

しかし、退職代行サービスを通じて退職願が提出された場合、この連携がうまくいかないことがあります。
退職代行サービスは、利用者の代わりに退職の意思を企業側に伝えるサービスです。
一般的に、利用者は「退職が言い出しづらい」「上司が退職を聞き入れてくれない」などの理由で、退職代行サービスを使うため、本人と連絡が取れないケースも少なくありません。
たとえ本人と連絡が取れなかったり、通常の退職の段取りを踏んでいなかったりしたとしても、企業は従業員の退職を拒否することができません。
退職代行サービスは利用者から依頼を受けた『代理』の立場であり、本人が退職の意思を伝えるのと同様に対応することが求められます。
万が一、退職に応じなかった場合、違法行為として労働基準監督署や労働局から行政指導を受ける可能性もあるので注意が必要です。

もし、退職代行サービスを通じて退職の意向を聞いた場合、代行業者に依頼したことを示す委任状、本人の社員証や免許証のコピーなどを提出してもらい、本人からの依頼であることを必ず確認しましょう。
なぜなら、本人に退職の意思がないにも関わらず、第三者が退職代行サービスを使って退職をさせようとする可能性もあるからです。
もし、本人確認ができない場合は、いたずらや嫌がらせなどのトラブルに巻き込まれている可能性もあるため、退職手続きが進められない旨を退職代行サービスを通じて本人に伝える必要があります。

退職代行サービスの運営元を確認しよう

退職代行サービスから連絡が来た場合、企業は必ず退職代行サービスの運営元がどこになっているかを確認しましょう。
それは、運営元の事業者によって対応方法が異なるためです。
退職代行サービスは、主に弁護士、労働組合 、一般事業者が取り扱っています。

もし、弁護士が主体の退職代行サービスであれば、退職を希望している従業員に代わって、さまざまな交渉を行うことができます。
たとえば、退職日や退職金、有給消化の時期や日数などを相談することも可能ですし、企業の要求を社員本人に伝えてもらうこともできます。
これらの交渉事は『法律事務』に該当し、弁護士以外が行うことは禁止されています。
弁護士法72条では、弁護士ではない者が報酬を得る目的で法律事務を取り扱う『非弁行為 』を禁止しており、もし、非弁行為を行った場合は、２年以下の懲役又は300万円以下の罰金が科されます。

また、労働組合が運営している退職代行サービスも、憲法第28条に基づく団体交渉権によって、企業と退職に関する交渉を行うことが認められています。
これらの交渉は非弁行為に該当しません。

注意したいのは、弁護士や労働組合ではない、一般事業者が退職代行サービスを行っているケースです。
一般事業者は従業員の退職の意思を企業に伝えたり、退職届などを本人の代わりに提出したりすることしかできないため、もし、一般事業者が社員に代わって退職日や退職金などの交渉をしてきた場合、その交渉に応じる必要はありません。
直接本人と交渉したい旨を伝え、もし、それでも執拗に交渉を迫ってくる場合は、弁護士などに相談しましょう。
ただし、一般事業者による退職代行サービスであっても、企業が従業員の退職そのものを拒否することはできません。
退職代行サービスを利用したというだけで、拒否や引き延ばしなど企業側からの嫌がらせと解釈されることのないように、冷静な対応が重要です。
大切なのは、いかに円滑に退職手続きを進めていくかです。明確な従業員の意思表示と捉え、代行サービスと連絡を取り合っていきましょう。

※本記事の記載内容は、2023年４月現在の法令・情報等に基づいています。

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